Mietverwaltung Portal – Klar und digital (zur Startseite)

Für Vermieter und Hausverwaltungen

Die Routine läuft automatisch. Sie behalten den Überblick.

Klar und digital: Das Portal stellt Ihre Mieten täglich automatisch soll, gleicht Kontoumsätze ab und erkennt Rückstände – Sie greifen nur noch dort ein, wo es wirklich nötig ist.

  • Automatischer Bankabgleich – per Kontoauszug-Import oder Bankanbindung
  • Erinnerungen und Mahnungen mit automatischem Mahnstopp
  • Hosting in Deutschland, Datenschutz nach DSGVO
Live-Demo ansehen Anmelden

Läuft im Browser – ohne Installation. Auf Wunsch auch als App auf dem Smartphone.

Für wen

Passt zu Ihrem Bestand – ob wenige Wohnungen oder tausende

Ausgelegt für private Vermieter ebenso wie für professionelle Hausverwaltungen mit 100 bis über 10.000 Mietverhältnissen.

Für Vermieter

Sie vermieten eine überschaubare Zahl an Einheiten und möchten keine Zeit mit Kontoauszügen und Tabellen verlieren.

  • Sofort sehen, wer gezahlt hatZahlungen werden automatisch dem richtigen Mietkonto zugeordnet.
  • Nebenkosten ohne RechenarbeitAbrechnung mit Verteilerschlüsseln, Ergebnis direkt im Mietkonto.
  • Alles an einem OrtVerträge, Zähler, Kautionen und Dokumente – auch unterwegs auf dem Smartphone.
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Für Hausverwaltungen

Sie betreuen viele Objekte und Mietverhältnisse im Team und brauchen verlässliche, nachvollziehbare Abläufe.

  • Hunderte Zahlungen, automatisch abgeglichenMit Zuordnungsvorschlägen, Sammelzahlungen und lernenden Regeln.
  • Mahnwesen nach festen RegelnStufen, Fristen und Gebühren einmal festlegen – automatisch oder zur Freigabe.
  • Teamarbeit mit klaren RechtenRollen für Verwaltung, Buchhaltung und Mitarbeitende – jede Änderung im Audit-Log.
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So arbeitet das Portal für Sie

Weniger Handarbeit, mehr Überblick

Jeden Tag läuft derselbe Ablauf automatisch: Sollstellung, Bankabgleich, Soll-/Ist-Vergleich, Erinnerung und Mahnung. Sie sehen nur noch, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.

Zahlungseingänge

Kontoauszüge abhaken war gestern

Vorher

Jeden Monat Kontoauszüge Zeile für Zeile mit der Mieterliste vergleichen – bei vielen Mietern schnell eine Aufgabe für Stunden.

Jetzt

Sie importieren den Kontoauszug (CSV, MT940, CAMT) oder verbinden Ihr Konto per Open Banking (PSD2, nur lesend). Das Portal ordnet Zahlungen automatisch zu – mit nachvollziehbarer Begründung.

  • Dubletten werden beim Import erkannt
  • Teil- und Überzahlungen, Sammelzahlungen (z. B. Jobcenter) aufteilen
  • Lernende Zuordnungsregeln für wiederkehrende Zahler

Rückstände & Mahnwesen

Nie wieder Mieten hinterherlaufen

Vorher

Offene Mieten fallen oft erst Wochen später auf. Erinnerungen werden einzeln geschrieben – und manchmal auch dann noch verschickt, wenn längst gezahlt wurde.

Jetzt

Das Portal erkennt Rückstände automatisch, erstellt Erinnerungen und Mahnungen nach Ihren Stufen als PDF oder E-Mail – und stoppt das Verfahren, sobald die Zahlung eingeht.

  • Stufen, Fristen und Mahngebühren frei konfigurierbar
  • Automatisch, als Entwurf zur Freigabe oder manuell
  • Fälligkeit nach Werktagen – inklusive Feiertagen aller Bundesländer

Nebenkostenabrechnung

Abrechnen ohne Tabellen-Marathon

Vorher

Belege sammeln, Flächen und Personen nachschlagen, jeden Anteil in der Tabelle nachrechnen – und bei jedem Mieterwechsel von vorn.

Jetzt

Sie erfassen die Kostenarten nach BetrKV und wählen je Kostenart einen Verteilerschlüssel. Das Portal berechnet die Anteile zeitanteilig – auch bei Leerstand – und bucht Nachzahlung oder Guthaben ins Mietkonto.

  • Schlüssel nach Fläche, Personen, Verbrauch, Einheiten, MEA oder direkt
  • Heizkosten nach Verbrauchsanteil, Zählerstände direkt übernommen
  • Abrechnung als PDF für jedes Mietverhältnis

Berichte & Buchhaltung

Zahlen für die Steuerkanzlei – ohne Zusammensuchen

Vorher

Zahlungen, Ausgaben und Belege am Jahresende mühsam aus verschiedenen Listen zusammenstellen.

Jetzt

Finanzübersicht je Objekt, Berichte als CSV, Excel oder PDF und ein DATEV-Buchungsstapel für Ihre Steuerkanzlei – aus den Daten, die ohnehin im System sind.

  • Mietkonto mit Soll, Haben und Saldo je Mietverhältnis
  • Ausgaben mit Netto, MwSt. und Brutto
  • Rückstandsliste und vorbereitender Steuerreport

KI-Assistent

Fragen stellen statt Listen durchsuchen

Vorher

Für eine einfache Frage mehrere Listen öffnen, filtern und exportieren.

Jetzt

Fragen Sie im Chat: „Wer hat nicht bezahlt?“ oder „Was steht heute an?“. Der Assistent antwortet mit Kennzahlen und Links und bereitet auf Wunsch Aktionen vor – ausgeführt wird erst nach Ihrer Bestätigung.

  • Aktionen nur mit Ihren Rechten und im Audit-Log vermerkt
  • IBAN, E-Mail, Telefon und Geburtsdaten werden nie ausgegeben
  • Auf jeder Seite und in der App auf dem Smartphone verfügbar

Funktionen

Alles, was die Mietverwaltung braucht

Von der Sollstellung bis zur Steuerkanzlei – in einer Oberfläche, vollständig auf Deutsch.

Automatische Sollstellung

Mieten werden täglich soll-gestellt – nach Werktag oder Kalendertag, mit Feiertagen und anteiligen Monaten.

Mietkonto

Soll, Haben und Saldo je Mietverhältnis. Teil- und Überzahlungen, Storno statt Löschen.

Bankabgleich

Import von CSV, MT940 und CAMT oder Bankanbindung per PSD2 (nur lesend) mit automatischer Zuordnung.

Erinnerungen & Mahnungen

Konfigurierbare Stufen, PDF-Mahnschreiben, E-Mail-Versand und automatischer Mahnstopp.

Staffel- & Indexmiete

Datumsversionierte Miethistorie, Staffelmieten und Vorschläge für Indexanpassungen.

Nebenkostenabrechnung

Kostenarten nach BetrKV, Verteilerschlüssel, Heizkosten nach Verbrauch, PDF-Abrechnung.

Zähler

Wasser, Strom, Gas und Wärme – Stände mit Foto, Verbrauch, Eichfrist und Ablese-Erinnerung.

Kautionen

Art, Konto, Raten, Zinsen, Rückzahlung und Verrechnung – mit Status je Mietverhältnis.

Dokumente

Dokumente mit Kategorien, verknüpft mit Objekten und Mietern. Texterkennung schlägt Vertragsdaten vor.

E-Mail-Vorlagen

Vorlagen mit Platzhaltern, Versandprotokoll je Mieter und automatische Zuordnung eingehender E-Mails.

Aufgaben & Wiedervorlagen

Vertragsende, Kündigungsfristen, Wartung, Rauchmelder, Versicherung – nichts gerät in Vergessenheit.

Schäden & Handwerker

Schadensmeldungen als Tickets, Handwerker zuweisen, Schlüssel und Übergabeprotokolle verwalten.

Berichte & DATEV

Finanzübersicht je Objekt, Berichte als CSV, Excel oder PDF und DATEV-Buchungsstapel.

Mieterportal

Ein eigener Zugang für Ihre Mieter – mit Nachrichten direkt über das Portal.

Barzahlung mit Quittung

Barzahlungen direkt im Mietkonto buchen und eine Quittung erstellen.

Import von Bestandsdaten

Import-Assistent mit Vorschau, Validierung und Dublettenprüfung für den schnellen Umstieg.

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Daten bleiben in Deutschland – und geschützt

Mieterdaten sind sensibel. Deshalb sind Datenschutz und Sicherheit von Anfang an Teil des Systems, nicht nachträglich ergänzt.

Server in Deutschland

Hosting in Deutschland, je Kunde eine eigene Instanz mit eigener Datenbank.

DSGVO im Alltag

Datensparsame Mieterakte, Auskunft, Anonymisierung und Löschfristen direkt im System.

Verschlüsselung

Verbindung ausschließlich per HTTPS; Zugangsdaten wie Bank- oder E-Mail-Konten werden verschlüsselt gespeichert.

Zwei-Faktor-Anmeldung

2FA per Authenticator-App (TOTP), Schutz vor Brute-Force-Angriffen und Sitzungsverwaltung.

Rollen & Rechte

Rollenbasierte Berechtigungen, z. B. für Verwaltung, Buchhaltung, Mitarbeitende oder reinen Lesezugriff.

Lückenloses Audit-Log

Jede Änderung ist nachvollziehbar protokolliert. Buchungen werden storniert statt gelöscht.

Datensicherung

Regelmäßige Backups von Datenbank und Dokumenten, Wiederherstellung inklusive.

Bankzugriff nur lesend

Die Bankanbindung per PSD2 kann ausschließlich Umsätze lesen – keine Überweisungen auslösen.

Die Software unterstützt Verwaltung und Buchhaltung. Fristen, Mahngebühren, Mieterhöhungen und Abrechnungen werden als Vorschlag behandelt und mit „Rechtliche Prüfung erforderlich“ gekennzeichnet – sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Unterwegs

Ihre Verwaltung auf dem Smartphone

Das Portal lässt sich direkt aus dem Browser als App auf Smartphone, Tablet oder Computer installieren – ganz ohne App-Store.

  • Als App installierbarEigenes Symbol auf dem Startbildschirm, Start im Vollbild.
  • Push-BenachrichtigungenSie erfahren sofort, wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht.
  • Täglicher TagesüberblickFällige und überfällige Mieten, offene Mahnungen und Aufgaben – nur Kennzahlen, keine Namen.
  • KI-Assistent in der HosentascheKurz nachfragen, wer bezahlt hat – auch unterwegs.

FAQ

Häufige Fragen

Muss ich etwas installieren?

Nein. Das Portal läuft im Browser. Wer möchte, kann es zusätzlich als App auf Smartphone, Tablet oder Computer installieren – direkt aus dem Browser, ohne App-Store – und erhält dann auch Push-Benachrichtigungen.

Wie kommen meine Kontoumsätze ins System?

Es gibt zwei Wege, die sich auch kombinieren lassen:

  • Kontoauszug-Import: Sie laden eine Datei aus Ihrem Online-Banking hoch (CSV, MT940, CAMT.053/054). Das funktioniert mit jeder Bank; doppelte Umsätze werden erkannt.
  • Automatische Bankanbindung: Per Open Banking (PSD2) geben Sie auf der Seite Ihrer Bank einen reinen Lesezugriff frei. Die Umsätze werden dann täglich abgerufen und abgeglichen. Die Freigabe gilt in der Regel 90 Tage; das Portal erinnert rechtzeitig an die Erneuerung.
Kann ich meine Bestandsdaten übernehmen?

Ja. Ein Import-Assistent übernimmt Bestandsdaten wie Objekte, Einheiten, Mieter und Mietverhältnisse – mit Vorschau, Validierung und Dublettenprüfung, bevor etwas gespeichert wird.

Wo liegen meine Daten?

Auf Servern in Deutschland. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Die Verbindung ist verschlüsselt, hinterlegte Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, und Datenbank sowie Dokumente werden regelmäßig gesichert.

Gibt es eine Demo?

Ja. Unter demo.mietverwaltungsportal.de können Sie das Portal mit fiktiven Beispieldaten ausprobieren.

Werden Mahnungen ohne mein Zutun verschickt?

Das entscheiden Sie. Je Mahnstufe legen Sie fest, ob Schreiben automatisch, als Entwurf zur Freigabe oder nur manuell erstellt werden. Geht eine Zahlung ein, wird das Mahnverfahren automatisch gestoppt. Fristen und Gebühren sind konfigurierbar und werden mit dem Hinweis „Rechtliche Prüfung erforderlich“ behandelt.

Was kann der KI-Assistent – und was nicht?

Er beantwortet Fragen wie „Was steht heute an?“ oder „Wer hat nicht bezahlt?“ mit Kennzahlen und Links und kann Aktionen vorbereiten, etwa eine Barzahlung buchen, einen Mahnungsentwurf freigeben oder eine Aufgabe anlegen. Ausgeführt wird nichts ohne Ihre Bestätigung – mit Ihren Rechten und im Audit-Log vermerkt.

IBAN, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Geburtsdaten gibt der Assistent nie aus. Optional kann ein Sprachmodell (OpenAI) angebunden werden; ohne diese Anbindung arbeitet der Assistent regelbasiert und übermittelt keine Daten.

Für wie viele Mietverhältnisse ist das Portal geeignet?

Für kleine Bestände ebenso wie für große: Das System ist auf 100 bis über 10.000 Mietverhältnisse ausgelegt. Gerade bei vielen Mietern spart der automatische Bankabgleich die meiste Zeit.

Ersetzt die Software eine Rechts- oder Steuerberatung?

Nein. Das Portal unterstützt bei Verwaltung und Buchhaltung und trifft keine rechtsverbindlichen Entscheidungen. Mieterhöhungen, Kündigungen, Mahngebühren und Nebenkostenabrechnungen werden als Vorschlag erstellt und sollten fachlich geprüft werden.

Überzeugen Sie sich selbst

Sehen Sie in der Live-Demo, wie Sollstellung, Bankabgleich und Mahnwesen zusammenarbeiten – mit fiktiven Beispieldaten.

Live-Demo ansehen Kontakt aufnehmen

Fragen? Schreiben Sie uns: kontakt@mietverwaltungsportal.de